Miten Pitää Säilyttää Henkilötietoja Lainsäädännön Mukaisesti

✅ Henkilötietoja on säilytettävä turvallisesti, salattuna ja vain tarpeellisen ajan, GDPR:n ja tietosuojalain vaatimuksia noudattaen.

Henkilötietojen säilyttäminen lainsäädännön mukaisesti edellyttää, että organisaatiot noudattavat tietosuojalainsäädäntöä, erityisesti Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR:ää). Tämä tarkoittaa sitä, että henkilötietoja saa säilyttää ainoastaan niin kauan kuin on välttämätöntä tarkoituksiin, joita varten tiedot on kerätty. Lisäksi säilytysajat tulee määritellä selkeästi, ja tietojen suojaamiseksi on toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet.

Alla oleva artikkeli tarjoaa yksityiskohtaisen katsauksen siihen, miten henkilötietoja voi säilyttää lain vaatimusten mukaisesti. Käymme läpi keskeiset periaatteet, kuten säilytysajan rajoitukset, tietoturvavaatimukset sekä dokumentointivelvollisuuden. Lisäksi artikkelissa esitellään käytännön vinkkejä ja esimerkkejä, jotka auttavat organisaatioita varmistamaan tiedon käsittelyn lainmukaisuuden ja minimoimaan tietoturvariskit.

Henkilötietojen säilytysajat ja lain vaatimukset

GDPR:n mukaan henkilötietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on tarpeen niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Jokaisella organisaatiolla täytyy olla selkeät säilytysaikaperiaatteet ja perustelut kullekin tietoryhmälle.

• Esimerkiksi: asiakastietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa ja sen jälkeen vielä lakisääteisten kirjanpito- tai oikeudellisten velvoitteiden mukainen aika.
• Työsuhteen aikana henkilötiedot säilytetään työsuhteen hallinnointia varten ja työsuhteen päätyttyä esimerkiksi palkka- ja eläketietojen osalta lakisääteiset vähimmäisajat.
• Markkinointiluvat voidaan säilyttää vain siihen asti kunnes asiakas peruuttaa suostumuksensa.

Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

Tietoturva on olennainen osa henkilötietojen säilyttämistä. Organisaation on varmistettava, että tiedot ovat suojattuja luvattomalta käytöltä, häviämiseltä, muuttamiselta ja julkistamiselta.

1. Pääsynhallinta: Rajoita henkilötietojen käsittelyoikeuksia vain niille työntekijöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä vuoksi.
2. Salakirjoitus: Käytä salausta erityisesti sähköisessä tiedonvälityksessä ja säilytyksessä.
3. Varautuminen tietoturvaloukkauksiin: Laadi ohjeistukset ja toimintasuunnitelmat tietoturvaloukkausten varalle.
4. Dokumentointi: Pidä kirjaa säilytysaikojen määrittelyistä ja toteutuneista tietoturvatoimista.

Esimerkkejä säilytysajoista eri henkilötietoryhmille

Seuraavassa osiossa paneudumme tarkemmin henkilötietojen säilytysprosessien käytännön organisointiin sekä siihen, miten säilytysajat dokumentoidaan ja kommunikoidaan organisaation sisällä sekä rekisteröidyille.

Säilytysaikojen Määrittely ja Tietojen Poistaminen Oikea-aikaisesti

Säilytysaikojen asianmukainen määrittely on keskeinen askel henkilötietojen käsittelyssä lainsäädännön mukaisesti. Jokaisella henkilötiedoilla on oltava selkeä ja perusteltu säilytysaika, jonka jälkeen tiedot tulee poistaa tai anonymisoida turvallisesti. Tämä varmistaa, ettei tietoja säilytetä tarpeettomasti, mikä on keskeinen vaatimus esimerkiksi Euroopan unionin GDPR-säännöksissä.

Miten määritellä sopiva säilytysaika?

• Lakisääteiset vaatimukset: Monet henkilötiedot on säilytettävä vähintään tietyn ajan lain mukaan, esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön mukaiset 6-10 vuotta.
• Tarkoitussidonnaisuus: Tiedot tulee poistaa, kun niiden keräämistarkoitus on täytetty tai kun säilyttäminen ei ole enää tarpeellista.
• Asiakassopimukset ja suostumukset: Säilytysaika voi olla sidottu myös sovittuihin ehtoihin tai annettuun suostumukseen.

Esimerkkejä säilytysajoista eri tietotyypeille:

Tietojen poistaminen – mikä on oikea-aikainen toimenpide?

Oikea-aikainen tietojen poistaminen tarkoittaa, että henkilötiedot poistetaan viipymättä heti, kun niiden säilyttäminen ei ole enää laillisesti tai tarkoituksenmukaisesti perusteltua. Tämä vähentää riskiä tietovuodoista ja helpottaa yksityisyyden suojaa.

Poistamiseen liittyy tärkeitä huomioitavia seikkoja:

1. Poistamisen dokumentointi: Yrityksen tulee pitää kirjaa poistetuista tiedoista varmistaakseen jäljitettävyyden.
2. Turvalliset menetelmät: Tietojen poistamisen tulee tapahtua menetelmillä, jotka estävät tietojen palauttamisen, kuten salaaminen tai fyysinen tuhoaminen.
3. Automatisointi: Nykyteknologian avulla säilytysajat ja tietojen poisto voidaan automatisoida esimerkiksi järjestelmäasetusten avulla, mikä vähentää manuaalisten virheiden riskiä.

Käytännön vinkit säilytysaikojen hallintaan:

• Laadi kirjallinen säilytysaikapolitiikka ja varmista, että koko organisaatio on tietoinen siitä.
• Käytä sähköisiä järjestelmiä muistuttamaan ja automatisoimaan tietojen poistoprosessia.
• Seuraa lainsäädännön muutoksia ja päivitä säilytysaikoja tarvittaessa.
• Kouluta henkilöstöä säännöllisesti tietojen käsittelystä ja säilytysaikojen merkityksestä.

Oikein määritellyt ja noudatetut säilytysajat sekä tietojen oikea-aikainen poistaminen ovat keskeisiä keinoja varmistaa henkilötietojen suojaaminen ja lainsäädännön noudattaminen. Ne auttavat myös välttämään turhia riskejä ja lisäävät organisaation luotettavuutta asiakkaiden ja viranomaisten silmissä.

Usein kysytyillä kysymyksillä

Mitä ovat henkilötiedot?

Henkilötiedot ovat kaikki tiedot, joilla yksilö voidaan tunnistaa, kuten nimi, osoite tai tunnistenumero.

Kuinka kauan henkilötietoja voi säilyttää?

Tietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käyttötarkoituksen kannalta tai lain määräämän ajan.

Miten henkilötiedot tulee suojata?

Tietoja tulee suojata teknisin ja organisatorisin toimenpitein, kuten salauksella ja pääsynhallinnalla.

Miten varmistaa tietojen oikeellisuus?

Henkilötiedot tulee pitää ajan tasalla ja korjata tai poistaa virheelliset tiedot viipymättä.

Mitä tehdä, jos henkilötiedot vuotavat?

Tietoturvaloukkauksesta tulee ilmoittaa valvontaviranomaiselle ja tarvittaessa myös rekisteröidyille viipymättä.

Toivomme, että tämä opas auttoi sinua ymmärtämään henkilötietojen säilyttämistä lainsäädännön mukaisesti. Jätäthän kommenttisi alle ja käy myös katsomassa muita aiheeseen liittyviä artikkeleitamme verkkosivustollamme!