Miten Teen Laskun Oikein Yrityksessäni

✅ Laskun tekeminen oikein yrityksessäsi varmistaa sujuvan kassavirran ja luotettavan asiakassuhteen – näin rakennetaan menestystä!

Laskun tekeminen oikein yrityksessä on keskeinen osa liiketoiminnan hallintaa ja varmistaa, että yrityksesi saa maksunsa ajallaan ja että kirjanpito pysyy järjestyksessä. Oikein laadittu lasku sisältää kaikki oleelliset tiedot, jotka takaavat sen hyväksyttävyyden sekä asiakkaalle että viranomaisille.

Tässä artikkelissa käymme läpi laskun tekemisen vaiheet, mitä tietoja laskussa tulee olla, millaisia laskupohjia voit käyttää, sekä annamme vinkkejä laskutuksen automatisointiin. Lisäksi käsittelemme erityisesti arvonlisäveron (ALV) huomioimisen laskussa ja annamme esimerkin oikeasta laskusta, joka toimii pohjana omalle yrityksellesi.

Mitä tietoja laskussa tulee olla?

• Yrityksen tiedot: nimi, osoite, Y-tunnus sekä yhteystiedot
• Asiakkaan tiedot: nimi, osoite, mahdollinen Y-tunnus (esim. yritysasiakas)
• Laskun numero: yksilöllinen, juokseva numerointi
• Laskun päivämäärä: milloin lasku on laadittu
• Eräpäivä: milloin maksu tulee suorittaa
• Tuotteet tai palvelut: kuvaus, määrä ja yksikköhinta
• Summa ja ALV: yhteishinta, arvonlisäveron osuus ja verokanta
• Maksutiedot: tilinumero, mahdolliset viitteet ja maksuehdot
• Mahdolliset lisäehdot tai -tiedot: esimerkiksi viivästyskorko tai sopimusehdot

Esimerkki laskun rakenteesta

Miten tehdä lasku käytännössä?

Voit laatia laskun manuaalisesti esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmassa tai taulukkolaskentaohjelmassa. Usein järkevämpää on käyttää laskutusohjelmaa, joka hoitaa numeroinnit, ALV-laskelmat ja kirjanpitoon liittyvät merkinnät automaattisesti. Suomessa on myös tarjolla useita ilmaisia ja maksullisia laskutusohjelmia, jotka pienentävät virheiden riskiä ja säästävät aikaa.

Vinkkejä laskun tekemiseen yrityksessä

• Pidä numerointi selkeänä: esimerkiksi vuosiluku ja juokseva numero (esim. 2024-005)
• Kirjaa tarkasti palvelut ja tuotteet: selkeä kuvaus ja määrä auttavat asiakasta ymmärtämään laskun sisällön
• Huomioi ALV oikein: Suomessa yleisin ALV-kanta on 24 %, mutta palveluistasi voi olla sovellettavissa myös 10 % tai 14 % ALV
• Maksutiedot ovat kriittisiä: varmista, että tilinumero ja viitenumero ovat oikein, jotta maksu kohdistuu
• Eräpäivä selkeästi näkyviin: tämä nopeuttaa maksujen saantia
• Säilytä kopio laskusta: kirjanpidon ja mahdollisten reklamaatioiden takia

Laskun tekemisen yhteys kirjanpitoon

Yrityksen kirjanpidossa kaikki lähetetyt ja vastaanotetut laskut tulee kirjata asianmukaisesti. Verottaja valvoo, että arvonlisävero ilmoitetaan oikeassa määräajassa ja oikeilla tiedoilla. Siksi laskujen oikeellisuus ja säilytys ovat tärkeitä myös verotuksen kannalta.

Automaattiset laskutusjärjestelmät voivat myös integroitua kirjanpito-ohjelmaan, jolloin työmäärä vähenee ja virheiden mahdollisuus pienenee.

Laskun pakolliset tiedot ja lakisääteiset vaatimukset

Kun laadit laskua, on tärkeää huomioida, että se sisältää kaikki lakisääteiset tiedot varmistaaksesi sen voimassaolon ja hyväksyttävyyden niin asiakkaan kuin viranomaistenkin näkökulmasta. Suomessa verolainsäädäntö ja kirjanpitolainsäädäntö määrittelevät tarkasti, mitä tietoja laskulla tulee olla.

Pakolliset tiedot laskulla

Seuraava lista sisältää laskun vähimmäistiedot, jotka on oltava mukana joka laskussa:

• Myyjän nimi ja osoite: Yrityksesi virallinen nimi ja postiosoite.
• Y-tunnus: Yrityksesi tunniste, joka on tarpeen verotusta varten.
• Ostopäivä eli laskun päivämäärä: Päivä, jolloin lasku on laadittu.
• Laskun numero: Yksilöivä tunniste, joka mahdollistaa laskujen seurannan ja järjestämisen.
• Ostajan nimi ja osoite: Asiakkaan virallinen nimi ja osoite.
• Myytyjen tavaroiden tai palveluiden kuvaus: Riittävän tarkka selite tuotteista tai palveluista.
• Toimituspäivä (jos eri kuin laskun päivä).
• Määrä ja yksikköhinta: Kuinka monta tuotetta on myyty ja mikä on yksikköhinta.
• Verokanta ja veron määrä: Voimassa oleva arvonlisäverokanta (esim. 24%) sekä arvonlisäveron summa euroissa.
• Laskun kokonaissumma: Sisältäen arvonlisäverot.

Esimerkki laskun pakollisista tiedoista

Miksi oikeaoppinen laskutus on tärkeää?

Laskun sisältämien tietojen puutteet tai virheet voivat johtaa ongelmiin verottajan kanssa sekä viivästyksiin yrityksen maksuliikenteessä. Esimerkiksi puuttuva Y-tunnus voi estää asiakkaan vähentämästä arvonlisäveroa, mikä heikentää yrityksen uskottavuutta ja kilpailukykyä.

Vinkkejä pakollisten tietojen tarkistamiseen

1. Tarkista aina yrityksesi ajantasaiset tiedot esimerkiksi YTJ-palvelusta ennen laskun laatimista.
2. Käytä laskutusohjelmistoa, joka automaattisesti lisää tarvittavat pakolliset kentät.
3. Pidä huolta laskun numeroinnista siten, että numerot ovat sarjassa ja yksilöllisiä jokaiselle laskulle.
4. Varmista veroilmoituksissa, että käytät oikeita arvonlisäverokantoja sovellettavien säädösten mukaisesti.

Usein kysytyillä kysymyksillä

Mitä tietoja laskussa tulee olla?

Laskussa tulee näkyä myyjän ja ostajan tiedot, laskun numero, päivämäärä, eräpäivä, tuotteiden tai palveluiden erittely, hinnat, arvonlisävero ja kokonaissumma.

Mitkä ovat arvonlisäveron velvoitteet laskutuksessa?

Yrityksen tulee ilmoittaa arvonlisävero oikein laskulla, mukaan lukien verokanta ja veron määrä, ellei kyseessä ole arvonlisäveroton myynti.

Voinko tehdä laskun sähköisesti?

Kyllä, sähköinen laskutus on yleistä ja laillisesti hyväksyttyä, kunhan lasku sisältää kaikki lain vaatimat tiedot.

Milloin lasku tulee lähettää asiakkaalle?

Lasku kannattaa lähettää heti toimituksen tai palvelun suorittamisen jälkeen, jotta maksuaika alkaa juosta mahdollisimman pian.

Miten laskun numero kannattaa järjestää?

Laskun numerointi tulee olla yksilöllinen ja peräkkäinen, jotta laskut pysyvät järjestyksessä ja kirjanpito selkeänä.

Toivomme, että nämä vinkit auttavat sinua tekemään laskut oikein ja tehokkaasti yrityksessäsi. Jätäthän kommenttisi alle ja tutustu muihin verkkosivustollamme oleviin artikkeleihin, jotka voivat auttaa sinua yritystoiminnan eri vaiheissa!