✅ Virallisen tiedotteen pohja laaditaan selkeästi, virallisella kielellä ja jäsennellysti, jotta viesti on vakuuttava ja uskottava.
Virallisen tiedotepohjan laatiminen oikein edellyttää selkeää rakennetta, ammattimaista kieltä ja keskeisten tietojen täsmällistä esittämistä. Tiedotteen tulee sisältää otsikko, päivämäärä, yhteystiedot, lehdistötiedotteen varsinainen teksti sekä mahdolliset liitetiedot ja lisätiedot. Tärkeää on, että tiedote on helposti luettavissa ja informatiivinen sekä vastaa viestinnän tarkoitusta.
Tässä artikkelissa käymme läpi virallisen tiedotepohjan laadinnan vaiheet ja annamme konkreettiset esimerkit sekä vinkit, joiden avulla voit laatia tiedotteen, joka täyttää ammattimaiset vaatimukset. Lisäksi esittelemme yleisimmät tiedotteen osat ja annamme ohjeistusta niiden oikeaoppiseen muotoiluun ja jäsentelyyn. Näillä tiedoilla varmistat, että viestisi menee perille juuri haluamallasi tavalla.
Virallisen tiedotepohjan keskeiset osat
- Otsikko: Ytimekäs ja informatiivinen, herättää lukijan kiinnostuksen
- Päivämäärä ja paikka: Tiedotteen laatimispäivä ja paikka, josta tiedote julkaistaan
- Johdanto- eli ingressikappale: Tiivis yhteenveto tiedotteen tärkeimmistä asioista
- Lehdistötiedotteen runko: Yksityiskohtainen ja selkeä tieto aiheesta, perustelut, lainaukset ja taustatiedot
- Lisätiedot ja yhteystiedot: Keneltä tiedotetta voi kysyä lisätietoja, yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti)
- Mahdolliset liitetiedostot: Kuvat, graafit tai muut tukimateriaalit
Tärkeät ohjeet tiedotteen laatimiseen
- Käytä selkeää ja virallista kieltä. Vältä slangia ja liian monimutkaisia lauserakenteita.
- Pidä tiedote lyhyenä mutta informatiivisena. Yleisölle on tärkeää saada tieto nopeasti ja ymmärrettävästi.
- Tarkista oikeinkirjoitus ja kielioppi huolellisesti. Ammattimainen kieli lisää uskottavuutta.
- Muotoile otsikko ja ingressi niin, että ne kiinnittävät huomion.
- Pidä tiedotteen sisältö järjestelmällisenä ja loogisessa järjestyksessä.
Esimerkki virallisesta tiedotepohjasta
[Yrityksen logo tai nimi] Päivämäärä: 1.1.2024 Paikka: Helsinki Otsikko: Uusi innovatiivinen tuote lanseerataan markkinoille Ingressi: [Yrityksen nimi] julkaisee uuden tuotteen, joka mullistaa alan käytännöt ja tarjoaa asiakkaille entistä parempaa laatua. Tiedotteen body: [Yrityksen nimi] on kehittänyt uuden teknologian, joka mahdollistaa... "Lause lainaus yrityksen toimitusjohtajalta," sanoo [Nimi]. Lisätiedot: [Yrityksen yhteystiedot] ---
Seuraavissa osioissa käymme läpi tarkemmin miten voit rakentaa omalle organisaatiollesi sopivan tiedotepohjan sekä miten huolehdit tiedotteen saavutettavuudesta ja kohderyhmälle suunnatusta sisällöstä.
Virallisen tiedotteen muotoilun keskeiset rakenneosat ja ohjeet
Kun laadit virallista tiedotetta, on tärkeää kiinnittää huomiota sen selkeään ja johdonmukaiseen rakenteeseen. Hyvin muotoiltu tiedote parantaa viestin ymmärrettävyyttä ja vahvistaa organisaatiosi ammattimaisuutta. Seuraavaksi käymme läpi tiedotteen keskeiset rakenneosat sekä käytännön ohjeet, jotka auttavat sinua laatimaan tehokkaan ja vaikuttavan tiedotteen.
1. Otsikko
Otsikko on tiedotteen ensimmäinen ja usein tärkein osa, sillä se herättää vastaanottajan huomion. Sen tulee olla ytimekäs ja kuvastaa tiedotteen sisältöä tarkasti. Hyvä otsikko sisältää esimerkiksi:
- Keskeisen asian (esim. “Uusi ympäristölainsäädäntö voimaan 2024”)
- Vahvan avainsanan, joka kiinnittää lukijan huomion
- Tarvittaessa päivämäärän tai tapahtumapaikan
Vältä liian pitkiä otsikoita, sillä ne voivat hämmentää lukijaa ja vähentää tiedotteen tehoa.
2. Päivämäärä ja paikka
Tiedotteen alkuun on tärkeää lisätä tarkka päivämäärä ja tarvittaessa tapahtumapaikka. Näin vastaanottajat tietävät, milloin ja missä tiedotettu asia tapahtuu tai koskee. Esimerkki:
Helsinki, 12. huhtikuuta 2024
3. Johdanto
Johdannon tulee kertoa tiedotteen pääasia selkeästi ja tiiviisti. Se vastaa kysymyksiin kuka, mitä, missä ja milloin. Johdanto houkuttelee lukijan lukemaan lisää, joten siinä kannattaa käyttää aktiivista kieltä ja välttää turhaa täytesanastoa.
Esimerkiksi:
”Yritys X julkaisee uuden kestävän kehityksen ohjelman, jonka tavoitteena on vähentää hiilidioksidipäästöjä 30 % vuoteen 2030 mennessä.”
4. Varsinainen sisältö
Leipäteksti eli varsinainen sisältö tarjoaa yksityiskohtaiset tiedot ja perustelut tiedotteen aiheesta. Tässä osassa voi käyttää alasointeja, listoja ja taulukoita selkeyttämään informaatiota. Esimerkiksi:
- Taustatiedot ja konteksti
- Tärkeimmät faktat ja tilastot
- Mahdolliset sitaatit ja kommentit asiantuntijoilta
- Toimet ja suositukset
On suositeltavaa jakaa sisältö loogisiin osioihin, jotka helpottavat lukijan hahmottamista.
5. Yhteystiedot
Yhteystietojen lisääminen tiedotteen loppuun on välttämätöntä, jotta vastaanottajat voivat tarvittaessa kysyä lisätietoja. Tämä osa sisältää yleensä:
- Nimi ja titteli
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Organisaation osoite
Lisää myös mahdolliset sosiaalisen median kanavat, jos ne ovat relevantteja tiedotteen kannalta.
6. Mahdolliset liitteet ja lisätiedot
Jos tiedotteen tueksi on olemassa lisämateriaalia kuten kuvia, tilastoja tai tutkimuksia, ne kannattaa merkittävästi mainita ja liittää mukaan. Tämä lisää tiedotteen uskottavuutta ja tarjoaa vastaanottajille syvällisempää tietoa.
Virallisen tiedotteen rakenne yhteenvetona:
| Osa | Tarkoitus | Vinkit |
|---|---|---|
| Otsikko | Heijastaa tiedotteen aihetta | Pidä lyhyenä ja osuvana |
| Päivämäärä ja paikka | Ajantasaisuuden osoittaminen | Käytä päivämäärämuotoa päivä-kuukausi-vuosi |
| Johdanto | Tiivis pääviestin esittely | Käytä aktiivista kieltä ja vastaa peruskysymyksiin |
| Sisältö | Yksityiskohtainen tiedonvälitys | Järjestä loogisesti, käytä listoja ja alaotsikoita |
| Yhteystiedot | Mahdollistaa lisäkysymykset | Selkeät ja ajantasaiset tiedot |
| Liitteet | Lisätiedon tarjoaminen | Mainitse liitteet selvästi |
Muistathan, että virallinen tiedote toimii usein myös organisaation kasvona ja luottamuksen rakentajana, joten sen muotoiluun kannattaa panostaa huolella.
Usein kysytyillä kysymyksillä
Mikä on virallisen tiedotteen perusrakenne?
Virallinen tiedote sisältää otsikon, päivämäärän, johdannon, pääsisällön ja yhteystiedot.
Miten varmistetaan tiedotteen selkeys?
Käytä yksinkertaista kieltä, lyhyitä lauseita ja selkeitä kappaleita lukijan helpottamiseksi.
Kuinka pitkä tiedotteen tulisi olla?
Virallinen tiedote on yleensä 1–2 sivua, jotta se pysyy napakkana ja informatiivisena.
Mitä tietoja tiedotteessa tulee ehdottomasti olla?
Tiedotteen tulee sisältää tiedon antajan yhteystiedot, päivämäärä, selkeä aihe ja oleellinen sisältö.
Voiko tiedotteeseen lisätä kuvia tai grafiikoita?
Kyllä, mutta niiden tulee tukea viestiä eikä häiritä tiedotteen luettavuutta.
| Avainkohdat | Kuvaus |
|---|---|
| Otsikko | Tiivis ja informatiivinen, herättää kiinnostuksen |
| Päivämäärä | Ilmaisee tiedotteen julkaisupäivän |
| Johdanto | Kertoo lyhyesti tiedotteen pääasian |
| Pääsisältö | Yksityiskohtainen informaatio, taustat ja perustelut |
| Yhteystiedot | Henkilö tai organisaatio, johon voi ottaa yhteyttä lisätietoja varten |
| Selkeys | Kielen ja rakenteen tulee olla ymmärrettäviä ja loogisia |
| Muotoilu | Pidä visuaalisesti siistinä; käytä luetteloita, boldausta tarvittaessa |
| Kuvat ja grafiikat | Tukea viestiä, ei häiritä lukemista |
Toivomme, että nämä vinkit auttavat sinua laatimaan virallisen tiedotepohjan oikein. Jätäthän kommenttisi alle ja tarkista myös muut verkkosivustomme artikkelit, jotka saattavat kiinnostaa sinua!
